Pengertian Fungsi Manajemen Konsep POLC (Planning, Organizing, Leading dan Controling)

POLC adalah fungsi-fungsi manajemen atau prinsip-prinsip mengelola organisasi. POLC serupa dengan konsep POAC, POCCC merupakan konsep/prinsip-prinsip untuk mengelola organisasi yang disusun oleh seorang manajer agar dapat mencapai Visi, Misi dan Goals organisasi.

Pada artikel ini akan dijelaskan pengertian POLC secara detil untuk dapat pahami dan dapat menjadi sumber inspirasi dalam mengelola organisasi.

Baca Juga:.

1. Fungsi Manajemen Menurut George R. Terry (POAC)

2. Fungsi Manajemen Menurut Henry Fayol (POCCC atau POSDC)

POLC Frame Work.

Planning (Perencanaan).

Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan tersebut.

Planning adalah fungsi manajemen yang melibatkan pengaturan tujuan dan menentukan suatu tindakan untuk mencapai tujuan tersebut.

Perencanaan mengharuskan manajer menyadari kondisi lingkungan yang dihadapi organisasi mereka dan meramalkan kondisi di masa depan. Ini juga mengharuskan manajer menjadi pengambil keputusan yang baik.

Perencanaan adalah proses yang terdiri dari beberapa langkah. Proses ini dimulai dengan pemindaian lingkungan yang berarti bahwa para perencana harus sadar akan kemungkinan kritis yang dihadapi organisasi mereka dalam hal kondisi ekonomi, situsasi politik, kondisi pasar, pesaing mereka, dan pelanggan mereka.

Perencana harus kemudian mencoba untuk meramalkan kondisi masa depan. Perkiraan ini membentuk dasar untuk perencanaan.

Perencana harus menetapkan tujuan, yang merupakan pernyataan tentang apa yang perlu dicapai dan kapan.

Para perencana kemudian harus mengidentifikasi berbagai tindakan alternatif untuk mencapai tujuan. Setelah mengevaluasi berbagai alternatif, perencana harus membuat keputusan tentang tindakan terbaik untuk mencapai tujuan.

Management kemudian harus merumuskan langkah-langkah yang diperlukan dan memastikan pelaksanaan rencana yang efektif. Akhirnya, manajemen harus selalu mengevaluasi keberhasilan rencana mereka dan mengambil tindakan korektif bila diperlukan.

Ada banyak jenis rencana dan perencanaan, yaitu:.

Strategic Planning (Perencanaan strategis).

Perencanaan strategis melibatkan analisis peluang dan ancaman kompetitif, serta kekuatan dan kelemahan organisasi, dan kemudian menentukan bagaimana posisi organisasi untuk bersaing secara efektif di lingkungan mereka. 

Perencanaan strategis memiliki jangka waktu yang panjang, seringkali tiga tahun atau lebih. Perencanaan strategis umumnya mencakup seluruh organisasi dan termasuk perumusan tujuan.

Perencanaan strategis sering didasarkan pada misi organisasi, yang merupakan alasan mendasar keberadaannya. Manajemen puncak organisasi paling sering melakukan perencanaan strategis.

Dalam studi keilmuan atau akademis, perencanaan strategis dirangkum dalam studi atau ilmu manajemen strategik atau manajemen strategi. Dalam ilmu manajemen strategik terdapat pembahasan frame work atau kerangka strategi tingkat korporasi seperti Grand Strategy (strategi induk), Competitive Advantages (keunggulan bersaing) dan lain lain.

Kerangka strategi induk menjabarkan aksi korporasi yang dapat digunakan untuk menghadapi perkembangan pasar dan kompetisi antara pesaing.

Sebagai contoh, perusahaan Teh ABCDE yang bergerak dalam industri pengolahan teh celup dalam kemasan kantung ingin meningkatkan daya saing dengan menekan harga pokok produksi sehingga dapat mencapai keuntungan yang lebih baik dan lebih dapat bersaing.

Untuk mencapai tujuan tersebut perusahaan berencana untuk meningkatkan produksi perkebunan teh milik sendiri dengan menambah area perkebunan teh baru milik perusahaan.

Tactical Planning (Perencanaan taktis).

Perencanaan taktis adalah perencanaan jangka menengah (satu sampai tiga tahun) yang dirancang untuk mengembangkan sarana yang relatif konkrit dan spesifik untuk melaksanakan rencana strategis. Manajer tingkat menengah sering terlibat dalam perencanaan taktis.

Pada perencanaan taktis, manajer akan menetapkan target-target pekerjaan yang terukur pada setiap fungsi/divisi perusahaan untuk mencapai perencanaan strategis, menutupi kelemahan perusahaan dan juga menghindari ancaman yang akan terjadi.

Sebagai contoh perusahaan Teh ABCDE untuk dapat meningkatkan daya serap produksi perkebunan teh milik sendiri, perusahaan akan membeli perkebunan teh milik perusahaan yang lain.

Maka perencana taktis harus menelaah langkah-langkah apa yang harus dilakukan agar perencanaan taktis dapat memberikan keuntungan maksimal dengan biaya yang optimal sekaligus perencanaan mitigasi resiko yang mungkin terjadi.

Operational Planning (Perencanaan operasional).

Perencanaan operasional umumnya mengasumsikan keberadaan tujuan dan sasaran organisasi yang luas atau subunit dan menentukan cara untuk mencapainya.

Perencanaan operasional adalah perencanaan jangka pendek (kurang dari satu tahun) yang dirancang untuk mengembangkan langkah-langkah tindakan khusus yang mendukung rencana strategis dan taktis.

Perencanaan operasional biasanya dalam bentuk perancangan SOP (standar operasional prosedur), perancangan tata tertib, penanaman budaya perusahaan dan perancangan perjanjian kerja sama dengan pihak ketiga.

Sebagai contoh perusahaan Teh ABCDE berencana untuk mengtakeover perkebunan teh, maka perlu dirancang SOP pekerjaan untuk mencapai rencana tersebut pada setiap divisi dan fungsi perusahaan yang terlibat dalam take over perkebunan. Tata tertib perlu dikondisikan jika terjadi percepatan target pekerjaan mengingat keakuratan strategic planning akan berkurang seiring berjalannya waktu akibat perubahan situasi kondisi.

Organizing (Pengorganisasian).

Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan.

Organizing adalah fungsi manajemen yang melibatkan pengembangan struktur organisasi dan mengalokasikan sumber daya manusia untuk memastikan pencapaian tujuan. Struktur organisasi adalah kerangka kerja di mana upaya dikoordinasikan. Struktur biasanya direpresentasikan oleh bagan organisasi, yang memberikan representasi grafis dari rantai komando dalam suatu organisasi.

Keputusan yang dibuat tentang struktur organisasi biasanya disebut sebagai keputusan desain organisasi.

Pengorganisasian juga melibatkan desain pekerjaan individu dalam organisasi. Keputusan harus dibuat tentang tugas dan tanggung jawab pekerjaan individu, serta cara di mana tugas harus dilakukan.

Keputusan yang dibuat tentang sifat pekerjaan di dalam organisasi umumnya disebut keputusan "desain pekerjaan".

Ada banyak cara yang berbeda untuk membuat departemen, termasuk mengatur berdasarkan fungsi, produk, geografi, atau pelanggan. Banyak organisasi yang lebih besar menggunakan berbagai metode departemenisasi.

Pengorganisasian pada tingkat pekerjaan tertentu melibatkan cara terbaik untuk merancang pekerjaan individu untuk paling efektif menggunakan sumber daya manusia.

Secara tradisional, desain pekerjaan didasarkan pada prinsip pembagian kerja dan spesialisasi, yang mengasumsikan bahwa semakin sempit isi pekerjaan, maka akan semakin mahir individu yang melakukan pekerjaan.

Namun, pengalaman menunjukkan bahwa ada kemungkinan pekerjaan menjadi terlalu sempit dan terspesialisasi.

Misalnya, Perusahaan Teh ABCDE, SOP yang telah ditetapkan untuk divisi legal dan administrasi dalam menyikapi rencana operasional perusahaan yaitu dengan SOP mendokumentasikan segala dokumen penawaran terkait rencana peningkatan produksi perkebunan teh.

SOP yang sudah ditetapkan terkait dokumentasi penawaran akan dituangkan dalam job description dengan kriteria pegawai yang dapat melakukan pekerjaan tersebut dengan baik seperti teliti, jujur, lulusan Sarjana Hukum.

Semakin sempit job description maka akan semakin mudah pegawai untuk menguasai pekerjaan tersebut.

Baru-baru ini, banyak organisasi telah berusaha untuk menyeimbangkan antara kebutuhan untuk spesialisasi pekerja dan kebutuhan pekerja untuk memiliki pekerjaan yang memerlukan variasi dan otonomi.

Banyak pekerjaan sekarang dirancang berdasarkan pada prinsip-prinsip seperti pemberdayaan, pengayaan pekerjaan dan kerja tim.

Sebagai contoh, HUI Manufacturing, sebuah fabrikasi lembaran logam khusus, telah menyingkirkan “departemen” tradisional untuk fokus mendengarkan dan menanggapi kebutuhan pelanggan

Leading (Memimpin/mengarahkan).

Fungsi pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan lain sebagainya.

Leading (Memimpin) melibatkan sumber-sumber pengaruh sosial dan informal yang Anda gunakan untuk mengilhami tindakan yang diambil oleh orang lain. Jika manajer adalah pemimpin yang efektif, bawahan mereka akan antusias untuk mengerahkan upaya untuk mencapai tujuan organisasi.

Ilmu perilaku telah memberikan banyak kontribusi untuk memahami fungsi manajemen ini. Penelitian kepribadian dan studi tentang sikap pekerjaan memberikan informasi penting tentang bagaimana manajer dapat memimpin bawahan secara paling efektif.

Sebagai contoh, penelitian ini memberi tahu kita bahwa untuk menjadi efektif dalam memimpin, manajer harus terlebih dahulu memahami kepribadian, nilai, sikap, dan emosi bawahan mereka.

Studi motivasi dan teori motivasi memberikan informasi penting tentang cara-cara di mana para pekerja dapat diberi energi untuk melakukan upaya produktif.

Studi komunikasi memberikan arahan mengenai bagaimana manajer dapat berkomunikasi secara efektif dan persuasif.

Studi kepemimpinan dan gaya kepemimpinan memberikan informasi mengenai pertanyaan, seperti, "Apa yang membuat seorang manajer menjadi pemimpin yang baik?" Dan "Dalam situasi apa gaya kepemimpinan tertentu paling tepat dan efektif?"

Controling (Pengendalian/Pengawasan).

Fungsi pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan.

Controling (Pengendalian) melibatkan memastikan bahwa kinerja tidak menyimpang dari standar. Pengendalian terdiri dari tiga langkah, yang meliputi menetapkan standar kinerja, membandingkan kinerja aktual terhadap standar, dan mengambil tindakan korektif bila diperlukan.

Standar kinerja sering dinyatakan dalam istilah moneter seperti pendapatan, biaya, atau laba tetapi dapat juga dinyatakan dalam istilah lain, seperti unit yang diproduksi, jumlah produk yang cacat, atau tingkat kualitas atau layanan pelanggan.

Pengukuran kinerja dapat dilakukan dengan beberapa cara, tergantung pada standar kinerja, termasuk laporan keuangan, laporan penjualan, hasil produksi, kepuasan pelanggan, dan penilaian kinerja formal.

Manajer di semua tingkatan terlibat dalam fungsi manajerial untuk mengendalikan sampai taraf tertentu.

Fungsi manajerial pengendalian tidak harus bingung dengan kontrol dalam arti perilaku atau manipulatif.

Fungsi ini tidak menyiratkan bahwa manajer harus berusaha mengendalikan atau memanipulasi kepribadian, nilai, sikap, atau emosi bawahan mereka.

Sebaliknya, fungsi manajemen ini menyangkut peran manajer dalam mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa aktivitas bawahan yang berhubungan dengan pekerjaan konsisten dengan dan berkontribusi terhadap pencapaian tujuan organisasi dan departemen.

Pengendalian yang efektif membutuhkan adanya rencana, karena perencanaan memberikan standar atau tujuan kinerja yang diperlukan.

Pengendalian juga membutuhkan pemahaman yang jelas tentang di mana tanggung jawab untuk penyimpangan dari kebohongan standar.

Dua teknik kontrol tradisional adalah audit anggaran dan kinerja. Audit melibatkan pemeriksaan dan verifikasi catatan dan dokumen pendukung. Audit anggaran menyediakan informasi tentang di mana organisasi berkenaan dengan apa yang direncanakan atau dianggarkan, sedangkan audit kinerja mungkin mencoba untuk menentukan apakah angka yang dilaporkan merupakan cerminan dari kinerja aktual.

Meskipun pengendalian sering dianggap dalam hal kriteria keuangan, manajer juga harus mengontrol proses produksi dan operasi, prosedur untuk pengiriman layanan, kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan, dan banyak kegiatan lain dalam organisasi.

Fungsi manajemen planning, organizing, leading, dan controling secara luas dianggap sebagai cara terbaik untuk menggambarkan pekerjaan manajer, serta cara terbaik untuk mengklasifikasikan pengetahuan yang terkumpul tentang studi manajemen.

Meskipun ada perubahan luar biasa dalam lingkungan yang dihadapi oleh manajer dan alat yang digunakan oleh manajer untuk melakukan peran mereka, manajer masih melakukan fungsi-fungsi penting ini.